学校の年間予定表、行事のお知らせ、電化製品の保証書、携帯電話やインターネットの契約書。
普段はあまり見ないけれど、必要なときにはすぐに確認したい書類ってありますよね。
そんな書類をiPhoneの「ファイル」アプリに保存しています。
iPhoneの「ファイル」アプリから直接書類をスキャン（撮影）して、PDFにできるのです！
今回は、私が実際に使っている書類の整理方法と、iPhoneで紙の書類をPDFにして保存する方法をご紹介します。
詳しい操作方法は、このあと実際のiPhone画面を使ってご案内します。
①書類の種類ごとにフォルダをつくる
「ファイル」アプリの中に、書類の種類ごとにフォルダを作っています。
【契約書】【保証書】【旅行】、そして【子どもの名前ごとのフォルダ】。
学校や塾からもらったプリントは、子ども別のフォルダに保存しています。
年間行事予定表や学校からのお知らせなど、あとから確認したい書類が中心です。
結構外出先などで、予定を確認することってないでしょうか？
旅行の予定を立てるときや友人と日程を調整するときに、
「あれ？この日は学校の行事があったかな？」と思ったら、iPhoneを開いて確認。
すぐに見られるので便利です。
電化製品の保証書も同じように保存しています。
私が工夫しているのは、ファイル名に保証期限を入れておくこと。
例えば、
「冷蔵庫_保証期限2030年10月.pdf」
こんな名前にしておけば、書類を開かなくても保証期限がわかります。
買い替えなどのときにちょっと役に立つ。
携帯電話やWi-Fi、光熱費などの契約書も、あとから契約内容を確認できるように保存しています。
※保証書や契約書は、原本が必要になる場合もあります。PDFで保存しても、紙の原本を処分する前に確認してくださいね。
②「ファイル」アプリにフォルダを作る方法
書類を整理するには、まず保存先となるフォルダを作っておくと便利です。
➊ 「ファイル」アプリを開く
iPhoneの「ファイル」アプリを開き、画面下の「ブラウズ」から「このiPhone内」を選びます。
iCloud Driveに保存することもできますが、私は「このiPhone内」を使っています。
※「このiPhone内」に保存した書類は、基本的にそのiPhoneで管理します。大切な書類はバックアップも考えておきましょう。
❷ 右上の「…」をタップ
画面右上にある「…」をタップします。
❸ 「新規フォルダ」を選ぶ
表示されたメニューから「新規フォルダ」をタップします。
フォルダに好きな名前をつけて保存すれば完成！
例えば、「学校」「保証書」「契約書」「旅行」など。
あとから探しやすい名前にしておくのがおすすめです。
③ 紙の書類をスキャンしてPDFにする方法
フォルダができたら、今度は書類を保存します。
実はここが、私が最近知って便利だと思ったところです。
今までは、カメラで撮影して写真アルバムに保存し、そこから「ファイル」アプリへ移していました。
でも、ダイレクトにファイルへ保存できる！
➊ 保存したいフォルダを開く
「ファイル」アプリで、書類を保存したいフォルダを開きます。
例えば、学校の年間予定表なら子どもの名前のフォルダです。
❷ 右上の「…」から「書類をスキャン」を選ぶ
画面右上の「…」をタップし、「書類をスキャン」を選びます。
❸ iPhoneを紙の書類に向ける
カメラが起動したら、保存したい書類が画面に収まるようにiPhoneを向けます。
自動撮影の場合は、iPhoneが書類の範囲を認識して読み取ってくれます。
手動で撮影したい場合は、シャッターボタンを押して撮影することもできます。
書類が複数枚ある場合は、続けてスキャンすることもできます。
読み取りが終わったら、画面右上のチェックマークをタップして完了します。
❹ PDFを保存する
スキャンした書類を確認し、保存操作をすると、PDFとして「ファイル」アプリに保存されます。
これで完成！
写真アルバムを経由せずに、紙の書類をPDFにできました。
※画面の表示や操作は、iOSのバージョンによって異なる場合があります。
④保存したPDFは名前を変更しておこう
スキャンした書類は、あとから探しやすい名前に変更しておくと便利です。
保存したPDFを長押しして「名称変更」を選びます。
例えば、
- 2026年度_年間予定表.pdf
- 2026年_学校行事予定.pdf
- 冷蔵庫_保証期限2030年10月.pdf
- インターネット契約書.pdf
こんなふうに、内容がわかる名前にしておけば、必要なときに探しやすくなります。
まとめ｜写真はアルバム、書類はファイルへ
今まで私は、紙の書類をカメラで撮影して、写真アルバムから「ファイル」アプリへ移していました。でも、最初から「ファイル」アプリでスキャンすれば、直接PDFとして保存できます。ちょっとしたことですが、ひと手間減るだけでも便利ですね。
そして、保存した書類はフォルダごとに整理しておく。
必要な時は印刷もできる♪
写真はアルバムへ。あとから確認したい書類は「ファイル」へ。
そんな使い分けをすると、必要な書類を探すのもずっと楽になります。
以前の記事では、スクリーンショットの整理や、Webページを丸ごと保存する方法も紹介しています。
iPhoneの【写真】がスクショだらけ！「ファイル」で整理したら探すのがラクになっ。
「あれ？あの書類、どこに置いたっけ？」そんなことも減りました♪
必要なときに、必要な書類をサッと取り出せる。
iPhoneが、わが家の小さな書類棚になりました😊
